Berdasarkan penggunaannya,
dokumen dapat digolongkan sebagai dokumen aktif dan dokumen inaktif (Deserno
dan Kynaston, 2005).
Analisa anggaran usaha Anda Cara Mudah Menyusun dan Mengevaluasi Anggaran |
Dokumen
aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu
minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih
bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan,
dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.
Dokumen
inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi
aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam
setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai berkesinambungan bagi
pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai
dengan jadwal retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan
yang sudah pension, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran
yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.
Dari penjelasan di atas, dokumen atau
arsip tidak hanya terbatas pada satu klasifikasi saja, namun dapat berubah
status sesuai dengan perjalanan waktu dan nilai dokumen itu sendiri bagi
organisasi pemakainya. Perubahan status tersebut akan bergerak mundur, tidak
dalam arah yang sebaliknya. Misalnya, dokumen aktif akan berubah menjadi
inaktif jika semakin jarang dipakai dalam operasional perusahaan. Sebaliknya,
dokumen jangka panjang tidak akan mungkin beruah menjadi dokumen aktif lagi,
kecuali ada pemeriksaan atau hal yang lain.
Sumber Pustaka:
Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Penerbit Erlangga
Deserno, I. dan Kynaston, D. 2005. A Records Management Program that Works for
Archives. The Information Management Journal. May/June. Hal. 60-63
Tags
:
Manajemen
Related : Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif
Pengertian Manajemen Strategi
Accounting Media – “Manajemen Strategi”
terdiri atas dua suku kata yang dapat dipilah menjadi kata “manajemen” dan “strategi”.
Sebelum menjelaskan mengenai Manajemen S ... 
Perbedaan Dokumen dan ArsipMenurut The Georgia
Archives (2004), dokumen adalah
informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The
International Standard Organization (ISO on R ... 
Manajemen Kas
o Kas
dapat diartikan sebagai nilai uang kontan yang ada dalam perusahaan beserta pos-pos
lain yang dalam waktu dekat dapat diuangkan sebagai alat pembayaran keb ... 
Managerial SkillsPostingan ini akan membahas apa saja kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang manajer (Managerial Skills). Tidak heran apabila seorang manajer harus dituntut memiliki ... 
Pengertian Manajemen
Pada postingan kali ini accounting-media.blogspot.com akan menjelaskan secara singkat mengenai pengertian manajemen, proses manajemen, dan tingkatan manajemen. Tidak di ...
